Stop met forecasten (3)

Dit is het laatste artikel in een serie van drie over business forecasting door gastblogger Freek Aertsen.

---

Accuraat forecasten in tijden dat dit onmogelijk is... Creëer je vraag!

Degenen die op dit moment verantwoordelijk zijn voor het maken van een betrouwbare forecast zijn niet te benijden. De dynamiek in de economie is groter dan ooit, consumentengedrag en daarmee samenhangend is de vraag door de hele keten heen erg moeilijk te voorspellen. Dit terwijl de druk op betrouwbare financiële voorspellingen en werkkapitaal (voorraden) alleen maar toeneemt.

Een belangrijke bijdrage in deze economisch moeilijke tijden is werkkapitaalvermindering door voorraadverlaging. Voorraad is direct gerelateerd aan de betrouwbaarheid van de vraagvoorspelling; hoe betrouwbaarder de vraagvoorspelling des te lager de benodigde voorraad. In 2008 heeft EyeOn een benchmarking studie uitgevoerd naar de status van forecasting en demand management processen.

Figuur 1 - Relatie forecast accuracy en stock cover (voorraad gemeten in weken toekomstige vraag)
binnen de hightech bedrijfstak

Deze studie laat een sterke relatie tussen stock cover (voorraad in weken toekomstige verkopen) en forecast accuracy zien. In figuur 1. staat deze relatie weergegeven. Ook wanneer deze relatie gelegd wordt voor 1 specifiek bedrijf met verschillende Business Units (figuur 2) is duidelijk dat een verbeterde betrouwbaarheid van de forecast leidt tot een lagere voorraad.

Figuur 2 - Relatie forecast accuracy en stock cover binnen een Hightech bedrijf

Wat kunt u eraan bijdragen om de voorraad verder te verlagen in deze economisch onzekere tijden? Nog meer moeite stoppen in het verder verbeteren van de forecast, toch maar dat statistische forecast tool aanschaffen of toch nog maar eens de klanten vragen een betrouwbare inschatting te geven van de vraag?

De laatste jaren hebben bedrijven geïnvesteerd in het verbeteren van hun forecasting en planning proces. De benchmarking studie geeft aan dat meer dan 80% van de deelnemende bedrijven geïnvesteerd hebben in het verbeteren van hun forecasting en planning proces.

Wat te doen als begrippen zoals consensus forecasting, crossfunctionele besluitvormingsmeeting en Sales en Operations planning (S&OP) al geïmplementeerd zijn en geen mogelijkheid bieden om het proces nog verder te verbeteren? Of wat als de vraag inherent onvoorspelbaar is, zoals op dit moment in veel markten het geval is?

De remedie is dan erg simpel: stop met forecasten, creëer je vraag! Om betrouwbaarder te worden moeten we niet proberen de voorspelling aan te passen aan de marktvraag, maar moeten we de marktvraag zo gaan sturen, dat we de forecast waar maken: demand shaping of vraagbeïnvloeding.

Hoe werkt dit?

Ook hier begint het met het opstellen van een zo goed mogelijke forecast. Eén keer per maand dient een kwalitatief goede forecast gemaakt te worden. De wereld staat echter niet stil. Op het moment dat de forecast gemaakt is, is deze al achterhaald. Marktomstandigheden zijn veranderd of de toegezegde leveringen zijn vertraagd. Als tweede stap in het proces dienen marktsignalen dan ook zo snel mogelijk opgepikt te worden en door de organisatie verspreid te worden.

Naast de maandelijkse sales planning meeting moet dan ook een wekelijks overleg opgezet worden. In dit overleg, waaraan Marketing, Sales, Logistiek en Finance deelnemen,worden acties geïdentificeerd en in gang gezet om snel te reageren op verstoring. Deze acties kunnen op velerlei terrein liggen en zowel op korte termijn als middelange termijn hun werking hebben:

1. Verkoop de producten in een ander verkoopkanaal. Een mobiele telefoon leverancier zet een product dat minder hard loopt in het retailkanaal als ‘speciale aanbieding’ op de consumenten website.
2. Er kan een promotie opgezet worden. Een leverancier van keukenapparatuur laat haar apparatuur gebruiken in kookprogramma’s, dit stimuleert de verkopen.
3. Speel met de prijs. Een kinderdagverblijf heeft traditioneel een grote vraag naar plaatsen op dinsdag, woensdag en donderdag. Om de plaatsen op maandag en vrijdag ook bezet te krijgen worden daar speciale tarieven voor aangeboden.

Zo heeft iedere onderneming mogelijkheden de vraag op lange of korte termijn positief te beïnvloeden of, in het meest extreme geval, af te remmen. Om dit te kunnen implementeren moet aan een aantal randvoorwaarden voldaan zijn:

• Pik signalen dat de markt of leverancier gewijzigd is snel op en communiceer het door de organisatie
• Bespreek de wijzigingen in een wekelijks overleg en neem correctieve acties (pas de forecast niet aan!)
• Zorg dat de wekelijkse meeting voorgezeten wordt door de algemeen directeur (general manager). Vaak betreft het moeilijke beslissingen die verstrekkende gevolgen voor de organisatie hebben. Zo heeft een bedrijf in levensmiddelen besloten haar consumentenwebsite te gaan gebruiken als ‘overloop’ voor overtollige voorraad.
• Betrek verkoop. Zij zijn degenen die het verschil kunnen maken in de markt!
• Stuur op marge. Aantallen zijn niet het belangrijkst.

En wat is nu de rol van de verkoper? Hij moet dit proces organiseren en mogelijk maken! Het maakt zijn leven een stuk eenvoudiger en de voorraadverlaging wordt hem toegerekend. De voorraadverlaging kan in de praktijk oplopen tot 30%.

---

Lees ook de voorgaande postings:

• Het opzetten van een eenvoudig en doelmatig forecasting proces
• Het voorkomen van forecast manipulatie